"이 메일만 쓰고 가자" 다짐한 지 어느덧 1시간...
퇴근 시간을 30분 앞둔 시각, 우리는 종종 결심합니다. '남은 메일 몇 개만 후딱 처리하고 오늘은 칼퇴해야지.' 하지만 막상 빈 화면을 마주하면 머릿속이 하얘지는 경험, 다들 있으실 겁니다. 까다로운 내용을 어떻게 부드럽게 전달할지, 거절의 의사를 어떻게 기분 나쁘지 않게 표현할지 고민하다 보면 시간은 속절없이 흘러갑니다. 이렇게 이메일 작성에 불필요한 에너지를 소모하는 것이 바로 우리 직장인들의 '야근 버그' 중 하나입니다.
하지만 이제 ChatGPT를 활용해 이 버그를 해결할 수 있습니다. ChatGPT를 단순히 신기한 AI가 아닌, 내 의도를 정확히 파악하고 가장 적절한 톤으로 글을 써주는 '글쓰기 전문 비서'로 만드는 것입니다. 이 글에서는 가장 흔하게 마주하는 5가지 업무 상황별 이메일 프롬프트(명령어)를 공유합니다. 그대로 복사해서 사용하기만 해도 이메일 작성 시간이 1/3로 줄어드는 놀라운 경험을 하게 될 것입니다.
'칼퇴'를 부르는 ChatGPT 이메일 프롬프트 5가지
아래 프롬프트의 [ ] 안에 자신의 상황에 맞는 내용을 채워 넣고 ChatGPT에 입력해 보세요.
1. 까다로운 업무를 정중하게 요청할 때
다른 팀이나 협력사에 무언가 부탁하는 일은 항상 조심스럽습니다. 상대방의 수고를 인정하면서도, 요청 사항과 기한을 명확히 전달해야 합니다. 이때 쓸 수 있는 만능 프롬프트입니다.
[프롬프트 템플릿]
너는 지금부터 유능하고 커뮤니케이션 스킬이 뛰어난 [나의 직책]이야. 아래 내용을 바탕으로 [상대방 소속/직책]에게 업무 협조를 요청하는 이메일 초안을 작성해 줘.
- 요청 배경: [예: 이번 OOO 프로젝트의 성공적인 마무리를 위해]
- 요청 사항: [예: 지난 분기 A 제품 판매 데이터 공유]
- 중요성 강조: [예: 이 데이터가 있어야 향후 마케팅 전략을 정확하게 수립할 수 있음]
- 요청 기한: [예: 8월 8일 금요일 오후 3시까지]
상대방이 바쁜 상황임을 인지하고 있으며, 번거로운 요청일 수 있다는 점에 대해 미안하고 고마운 마음이 드러나도록 정중하고 부드러운 톤으로 작성해 줘.
2. 기분 상하지 않게 거절해야 할 때
거절은 관계를 해치지 않으면서도 명확한 의사를 전달해야 하는, 가장 어려운 커뮤니케이션 중 하나입니다. 관계를 유지하면서도 거절의사를 확실히 밝히는 프롬프트입니다.
[프롬프트 템플릿]
[상대방 소속/직책]으로부터 온 [요청 내용]에 대해 정중히 거절하는 이메일을 작성해 줘.
- 거절 이유: [예: 현재 진행 중인 OOO 프로젝트의 마감일이 임박하여 물리적으로 시간이 부족함]
- 대안 제시 (선택): [예: 해당 업무는 저희 팀보다 OO팀에서 더 잘 도와주실 수 있을 것 같습니다. / 다음 주 이후라면 검토해 볼 시간을 낼 수 있습니다.]
도움을 주지 못해 미안하고 아쉬운 마음을 충분히 표현하되, 거절의 의사는 명확하게 드러나도록 작성해 줘. 상대방의 입장을 이해하고 응원하는 문장도 마지막에 추가해 줘.
3. 회의 내용을 요약하고 공유할 때
회의가 끝나면 녹취록을 풀고 정리하는 데 또 한세월입니다. 회의록 원문을 그대로 붙여 넣고 이 프롬프트를 사용해 보세요.
[프롬프트 템플릿]
아래 회의록 내용을 바탕으로, 회의에 참석하지 않은 사람도 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 핵심만 요약해 줘. 아래 항목을 반드시 포함해서 정리해 줘.
- 회의 핵심 요약 (3줄 이내)
- 주요 결정 사항 (Bullet points 형태)
- 향후 실행 계획 (Action Items): 담당자와 기한을 명시해서 표 형태로 정리
[여기에 회의록 원문 또는 녹취록 텍스트 붙여넣기]
4. 나의 실수를 사과하고 해결책을 제시할 때
실수는 누구나 할 수 있지만, 어떻게 대처하느냐가 신뢰를 결정합니다. 변명 없이 깔끔하게 사과하고 책임감 있는 모습을 보여주는 것이 중요합니다.
[프롬프트 템플릿]
너는 책임감 있고 문제 해결 능력이 뛰어난 프로 직장인이야. 내가 저지른 아래 실수에 대해 [상대방]에게 보내는 사과 이메일을 작성해 줘.
- 발생한 실수: [예: 요청했던 자료를 누락하여 잘못된 버전으로 전달함]
- 실수의 영향: [예: 상대방의 업무에 혼란을 드리고 시간을 낭비하게 함]
- 해결 방안: [예: 방금 다시 확인한 최종 버전을 재전달하며, 변경된 부분을 하이라이트 표시함]
- 재발 방지 약속: [예: 앞으로는 파일을 전달하기 전 동료와 교차 확인하는 절차를 거치겠음]
변명하는 뉘앙스는 완전히 빼고, 나의 실수를 100% 인정하며 진심으로 사과하는 톤으로 작성해 줘. 신뢰를 회복할 수 있도록 책임감 있는 태도를 보여줘.
5. 보낸 요청에 대해 부담 없이 재촉할 때
분명 며칠 전에 요청했는데 답이 없을 때, 재촉하는 메일을 보내기가 참 애매합니다. 상대방을 배려하면서도 내 요청을 다시 한번 상기시키는 스마트한 프롬프트입니다.
[프롬프트 템플릿]
지난 [날짜]에 [요청했던 내용]과 관련하여 드렸던 메일에 대해 혹시 확인하셨는지 여쭙는 '리마인드 메일'을 작성해 줘.
상대방이 바빠서 놓쳤을 수도 있다는 점을 충분히 고려해서, 절대 재촉하거나 다그치는 느낌이 들지 않도록 해줘. "혹시 지난 메일을 못 보셨을까 봐 다시 보내드립니다." 와 같은 부드러운 표현을 사용하고, 혹시 문의사항이 있다면 편하게 알려달라는 말로 마무리해 줘.
프롬프트 활용도를 200% 높이는 꿀팁
- 역할(Persona) 부여하기: 프롬프트 시작에 "너는 OOO이야" 라고 역할을 부여하면 ChatGPT가 해당 역할에 맞는 톤과 어휘를 사용해 훨씬 자연스러운 결과물을 만듭니다.
* 구체적인 맥락 제공하기: "우리 회사는 수평적인 분위기의 IT 스타트업이야" 와 같이 구체적인 배경 정보를 함께 주면 결과물의 품질이 더욱 높아집니다.
- 다듬고 또 다듬기: ChatGPT가 내놓은 초안을 그대로 사용하기보다, "조금 더 간결하게 만들어줘", "더 전문적인 용어를 사용해 줘" 와 같이 추가적인 요구를 통해 내 스타일에 맞게 다듬는 과정이 꼭 필요합니다.
3줄 요약.zip
- 이메일 작성이 막막할 땐, 빈 화면을 보며 고민하지 말고 ChatGPT에 프롬프트를 입력해 초안을 만듭니다.
- 요청, 거절, 요약 등 5가지 상황별 만능 프롬프트를 활용하여 이메일 작성 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
- ChatGPT에 구체적인 역할과 맥락을 부여하고, 결과물을 내 스타일에 맞게 다듬는 과정을 거치면 '나만의 글쓰기 비서'가 됩니다.
